Co to w zasadzie jest informacja zwrotna? Ciągle słyszymy ten termin, ale czy tak naprawdę wiemy co on oznacza i dlaczego te informacje są tak ważne?
Co to jest informacja zwrotna?
Termin „informacja zwrotna” (feedback) jest używany do przekazania przez konkretną osobę / klienta, informacji lub krytyki dotyczących wcześniejszych działań lub zachowań, przekazanych innej osobie (lub grupie osób czy konkretnej firmie), która może wykorzystać te informacje w celu dostosowania i poprawy obecnych i przyszłych działań i zachowań.
Informacje zwrotne pojawiają się, gdy ktoś reaguje na działanie lub zachowanie kogoś innego. Na przykład „informacje zwrotne od klientów” to reakcja klientów na zakupione produkty, usługi lub zasady firmy; a „opinie zwrotne od pracowników” to reakcja pracowników na informacje przekazane im przez ich przełożonych. Wymiana informacji wiąże się zarówno z oczekiwanym wzrostem wydajności jak i wyników.
Czy jest osoba, która zakwestionuje, że informacje zwrotne są potrzebne? Przecież wszyscy mogą z nich skorzystać. Zarówno zdrowy rozsądek, jak i badania jasno pokazują, że informacje zwrotne i możliwości ich wykorzystania pomagają poprawiać i ulepszać, niezależnie od tego, czy chodzi o osobę, grupę, firmę lub innego rodzaju organizację. Informacje zwrotne mogą być też wykorzystywane do podejmowania bardziej świadomych decyzji. Pozwalają nam one również budować i utrzymywać komunikację z innymi osobami / firmami.
5 powodów dla których informacje zwrotne są tak ważne
Informacje zwrotne, zarówno pozytywne, jak i negatywne, są bardzo pomocne. Są one cennymi informacjami, które będą wykorzystywane do podejmowania ważnych decyzji. Najlepiej prosperujące firmy to firmy, które konsekwentnie szukają sposobów, na poprawę swoich działań. Dla tych firm „ciągłe doskonalenie” to nie tylko efektowny slogan. To prawdziwe dążenie do bycia coraz lepszym w oparciu o opinie całej organizacji – klientów, pracowników, dostawców, kupców i akcjonariuszy. Firmy osiągające najlepsze wyniki nie tylko chętnie przyjmują opinie / informacje zwrotne, ale także świadomie o nie proszą. Te firmy wiedzą też, że informacje zwrotne są pomocne tylko wtedy, gdy uwydatniają tak samo mocno słabości co mocne strony.
Informacje zwrotne przynoszą korzyści osobie udzielającej takich informacji jak również ich odbiorcy. Oto pięć powodów, dla których opinie są ważne.
1.Informacje zwrotne są dostępne zawsze i wszędzie. Jeśli zapytasz kogoś w swojej firmie, kiedy pojawią się informacje zwrotne, zwykle ta osoba wymieni ankietę pracowniczą, ocenę wyników lub ocenę szkoleń. W rzeczywistości opinie / informacje zwrotne są przez cały czas wokół nas. Za każdym razem, gdy rozmawiamy z osobą, pracownikiem, klientem, sprzedawcą itp., przekazujemy informację zwrotną. W rzeczywistości nie da się nie wyrazić opinii.
2.Informacja zwrotna to umiejętność słuchania. Niezależnie od tego, czy informacja zwrotna jest przekazywana ustnie, czy za pomocą ankiety, osoba przekazująca informacje musi wiedzieć, że jej opinia została zrozumiana (lub otrzymana) oraz że jej opinie / informacje zwrotne mają pewną wartość. Podczas przeprowadzania ankiety zawsze wyjaśnij, dlaczego opinie respondentów są ważne i w jaki sposób będą wykorzystywane.
3.Informacje zwrotne mogą motywować. Zwracając się z prośbą o opinie / informacje zwrotne, możesz w ten sposób zmotywować pracowników do wydajniejszej pracy. Pracownicy lubią gdy pokazuje się im jak dużą wartością są dla firmy, a wyrazić to można np. prosząc ich o wyrażenie opinii na konkretny temat, które to informacje mogą pomóc firmie w podejmowaniu strategicznych decyzji. Informacje zwrotne od klientów, dostawców czy akcjonariuszy można więc wykorzystać także w celach motywacyjnych oraz budowania lepszych relacji w pracy.
4.Informacje zwrotne mogą poprawić wydajność. Opinie zwrotne są często mylone z krytyką. W rzeczywistości to, co jest postrzegane jako informacja negatywna, jest w rzeczywistości konstruktywną krytyką i stanowi najlepsze źródło informacji, które mogą pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji w przyszłości, doprowadzając do poprawy wydajności.
5.Informacje zwrotne umożliwiają ciągłe uczenie się. Zainwestuj czas w przygotowanie odpowiednich pytań a dowiesz się, jak inni oceniają współpracę z Twoją firmą. Ciągła informacja zwrotna jest ważna w całej organizacji, po to aby zachować zgodność z jej celami, tworzyć strategie, ulepszać produkty i usługi, poprawiać relacje. Ciągłe uczenie się jest kluczem do poprawy funkcjonowania całej firmy.
Źródło:
